召開(kāi)會(huì)議的7個(gè)核心要素

    會(huì)議機(jī)制的設(shè)立主要包括兩大方面：經(jīng)銷(xiāo)商層面的定期會(huì)議機(jī)制和負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議機(jī)制，會(huì)議機(jī)制雙管齊下能夠打破各部門(mén)、各級(jí)別間有可能出現(xiàn)的矛盾障礙。

    經(jīng)銷(xiāo)商層面的定期會(huì)議內(nèi)容主要有：聯(lián)盟內(nèi)部重大事宜的溝通和決策、活動(dòng)推進(jìn)情況的通報(bào)和分析、聯(lián)盟內(nèi)部違紀(jì)事件的通報(bào)和處理。會(huì)議的周期至少一周一次，且在會(huì)議開(kāi)始后經(jīng)銷(xiāo)商本人必須親自準(zhǔn)時(shí)參加，為了提高/增加會(huì)議成員到場(chǎng)率，可以對(duì)遲到、缺席者實(shí)行罰款。

    負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議內(nèi)容主要有：聯(lián)盟內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)性工作的推進(jìn)情況通報(bào)、活動(dòng)推進(jìn)過(guò)程中遇到的問(wèn)題分析及處理。在活動(dòng)舉辦前期每周至少兩次召開(kāi)會(huì)議，當(dāng)活動(dòng)進(jìn)入前七天的倒數(shù)時(shí)間后，負(fù)責(zé)人層面的定期會(huì)議召開(kāi)頻率應(yīng)當(dāng)大增，通常每天一次。各聯(lián)盟品牌的活動(dòng)負(fù)責(zé)人同樣必須親自準(zhǔn)時(shí)參加。

    附：召開(kāi)會(huì)議的7個(gè)核心要素（如圖3 -12所示）

    圖3 -12召開(kāi)會(huì)議的7個(gè)核心要素

    要素一，嚴(yán)格的會(huì)議紀(jì)律。很多聯(lián)盟的會(huì)議開(kāi)不好，不是沒(méi)有制度，是沒(méi)有執(zhí)行。很多時(shí)候大家認(rèn)為：都是老板，遲到一下很正常。問(wèn)題就出現(xiàn)了，一個(gè)原本只要2小時(shí)的會(huì)議，等人就等了2小時(shí)。遲到一定要罰款，絕不能手軟，不然所有的會(huì)議一定是松散的。

    要素二，有控制能力的組織者。每個(gè)組織者務(wù)必有很好的會(huì)議把控能力，不能隨意被他人左右。首先，大家要尊重這個(gè)組織者；第二，組織者自身要有很好的把控能力。

    要素三，一個(gè)時(shí)間只講一個(gè)議題。這是很難做到的，多數(shù)情況是這樣的：會(huì)議組織者約大家來(lái)談蓄水任務(wù)跟進(jìn)的問(wèn)題，然后話(huà)題轉(zhuǎn)移到廣告制作，再然后話(huà)題又轉(zhuǎn)移到嘉賓邀約的問(wèn)題……會(huì)議結(jié)束，大家都不明白說(shuō)了什么。一個(gè)時(shí)間段就講一個(gè)議題，會(huì)議組織者一定不能讓大家跑題，這是會(huì)議效率提升的關(guān)鍵。

    要素四，不打岔，不開(kāi)小會(huì)。開(kāi)會(huì)的時(shí)候，開(kāi)著開(kāi)著就三三兩兩開(kāi)小會(huì)了，結(jié)果誰(shuí)都不關(guān)注會(huì)議說(shuō)的問(wèn)題，會(huì)議效率低。

    要素五，每個(gè)議題都有結(jié)論。我們?cè)谟懻搯?wèn)題的時(shí)候，務(wù)必要有結(jié)論，不能議而不決，好像問(wèn)題都討論了，結(jié)果還是不知道怎么做。開(kāi)會(huì)，就是為了有結(jié)論，所以會(huì)議主持人一定要將問(wèn)題得出結(jié)論，這個(gè)環(huán)節(jié)是不能錯(cuò)過(guò)的。

    要素六，會(huì)議結(jié)束要自我陳述工作。會(huì)議結(jié)束時(shí)，不要一哄而散，會(huì)議主持人一定要讓參會(huì)者陳述下一步的工作是什么。這是重要的提醒，是要他們明白會(huì)后的工作安排禾口計(jì)劃。超過(guò)半數(shù)的執(zhí)行不到位，是因?yàn)檫@個(gè)環(huán)節(jié)缺失，很多事情并沒(méi)有得到負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。

    要素七，處罰當(dāng)場(chǎng)實(shí)施。處罰不是目的，而是讓大家遵循規(guī)矩的手段。處罰一定不是事后實(shí)施的，當(dāng)場(chǎng)實(shí)施，對(duì)所有人都是很好的提醒。